Termos de tratamento de dados

• Objeto e duração: ler o email profissional do responsável para manter uma memória e escrever relatórios, enquanto a empresa for cliente.
• Natureza e finalidade: receber cópias do email, guardá-las, classificá-las, extrair, relacionar e resumir.
• Tipos de dados: nomes, endereços de email, números de telefone, conteúdo das mensagens, anexos, dados de faturas e pagamentos, dados de reservas e tudo o mais que o email contenha.
• Titulares: os trabalhadores, clientes e fornecedores do responsável, e qualquer outra pessoa que lhe escreva ou seja mencionada no seu email.

Tratamos os dados apenas segundo instruções documentadas do responsável: estes termos, as escolhas feitas na aplicação (que caixas, quanto histórico, quem está na equipa) e pedidos por escrito. Avisamos o responsável se uma instrução nos parecer violar a lei. O Sancho só lê: nunca envia, responde, move ou apaga email na caixa do responsável.

Todas as pessoas do nosso lado que podem aceder aos dados estão obrigadas a confidencialidade e só acedem para operar e apoiar o serviço.

• Os dados de cada empresa são separados por segurança ao nível da linha na base de dados, em todas as tabelas.
• Cifra em trânsito e em repouso; as credenciais das caixas de correio são cifradas com uma chave separada.
• Nenhum conteúdo de clientes nos registos da aplicação, apenas identificadores.
• O acesso à produção está limitado às pessoas que operam o serviço e ao assistente de IA que usam, que vê apenas contagens e identificadores técnicos e nada altera sem a aprovação de uma pessoa.
• As extrações incertas esperam que uma pessoa as confirme em vez de serem escritas na memória.
• Os dados de clientes nunca são usados para treinar modelos.

O responsável autoriza os subcontratantes abaixo. Os donos são avisados pelo menos 30 dias antes de um ser acrescentado ou substituído; o responsável pode opor-se e, se não pudermos atender à oposição, pode pôr fim ao acordo.

O email, a memória e os ficheiros são guardados na UE. Quando um subcontratante está estabelecido fora do Espaço Económico Europeu, a transferência é coberta por cláusulas contratuais-tipo ou por uma decisão de adequação.

Ajudamos o responsável a responder a pedidos dos titulares (acesso, retificação, apagamento, portabilidade), a fazer avaliações de impacto e a consultar a autoridade, no que respeita ao tratamento feito pelo Sancho. Os pedidos que nos cheguem diretamente são encaminhados para o responsável.

Notificamos o responsável sem demora injustificada, e no máximo em 48 horas, depois de termos conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete os seus dados, com o que soubermos sobre a sua natureza, os dados em causa e as medidas tomadas.

Quando o serviço termina, ou antes se for pedido, apagamos os dados do responsável no prazo de 30 dias (as cópias de segurança nos 30 dias seguintes) e, se for pedido antes da eliminação, devolvemos primeiro uma cópia num formato comum.

Disponibilizamos a informação necessária para demonstrar o cumprimento destes termos e permitimos uma auditoria pelo responsável ou por um auditor por ele designado, com aviso razoável, no máximo uma vez por ano salvo se tiver ocorrido uma violação, e sem acesso a dados de outros clientes.